必要的流程及準備是必須的——回執(zhí)統(tǒng)計表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié)助人員、住宿賓館準確的房間數(shù)量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封（內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供）、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議（展覽）須知、會議（展覽）詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標準、返程預(yù)定及確認、會務(wù)交通使用方式及付費標準等等。如果可能，盡量使用電腦簽到。一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于6人——工作時間應(yīng)該根據(jù)會展參與人員抵達時間合理分配。如果事先將回執(zhí)的項目設(shè)計得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。（三）餐飲安排一般而言，展覽不統(tǒng)一安排餐飲（特邀嘉賓或者重要客戶除外），會議通常統(tǒng)一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及**系列。統(tǒng)一安排餐飲的會議，對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制（很多酒店對于自助餐的開設(shè)有就餐人數(shù)的**低要求），可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區(qū)分正式**與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。圍桌式餐飲安排比較復(fù)雜——特別是大型會議的時候。會展策劃就是會展企業(yè)根據(jù)收集和掌握的信息，對展會項目的立項。普陀區(qū)推廣會展策劃以客為尊

    對翻譯必要的約束是應(yīng)該的——通常以書面形式約定在多長時間內(nèi)接觸機密的翻譯不得對外界透露，在此期間內(nèi)雇用方有權(quán)要求翻譯保密，并有權(quán)要求翻譯賠償由于泄密而帶來的損失。（七）車輛調(diào)度重要的國際性會議、行業(yè)重要會議、**公司全球或者大區(qū)會議，參與者通常人數(shù)較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調(diào)度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調(diào)度就值得好好研究。通常，異地舉辦會議基本上委托當?shù)貙I(yè)機構(gòu)代理，車輛調(diào)度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的車源問題。對于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時間安排、預(yù)定的合理車輛數(shù)量、行走時間及線路等等。因此，主辦方應(yīng)該提前告訴代理方相對準確的與會者抵達時間、人數(shù)、此時間段內(nèi)抵達客人的身份及車輛使用標準，并告訴代理方如果出現(xiàn)與預(yù)告情形不符時希望采取的彌補措施及愿意為此承擔的代價。（八）健康保障一般情形下，健康保障不需要列入會議或者展覽企劃。但對于特殊會議如有高齡**學者、身體殘疾**或者**官員參加的一些會議，那么健康保障就應(yīng)該納入會議企劃內(nèi)。閔行區(qū)全國會展策劃歡迎選購會展策劃程序囊括了會展活動發(fā)生之前的謀劃、構(gòu)思、設(shè)計的創(chuàng)造性活動的全部過程。

    培訓(xùn)效果也就越好。若有主要負責人參加展覽，也應(yīng)參加訓(xùn)練，這對提高訓(xùn)練效果有利。培訓(xùn)內(nèi)容要有系統(tǒng)，培訓(xùn)材料要編印成套。歐美一些國家的展覽行業(yè)協(xié)會、展覽研究機構(gòu)、展覽咨詢公司安排專門的展覽培訓(xùn)，有專門的展臺工作培訓(xùn)教材、錄像帶等，可以購買參考使用。培訓(xùn)教材應(yīng)該標明秘密程度，培訓(xùn)內(nèi)容和步驟可以分為三部分：⒈情況介紹：包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等。情況介紹的目的是使展臺人員熟悉展出背景、環(huán)境和條件。首先相互自我介紹，培訓(xùn)者和接受培訓(xùn)者自我介紹，不*要介紹姓名、工作，還要介紹在展覽方面的知識和經(jīng)驗。展出介紹，包括展覽會和展臺情況。展覽會情況，包括名稱、地點、展出日期、開館時間、場地平面、展館位置、出入口、辦公室、餐廳、廁所位置等，展臺情況包括展出意圖、展出目的、目標觀眾、展臺位置、展臺序號、展臺布局、展出工作的整體安排等。展出活動介紹，包括記者招待會、開幕儀式、館日活動、貴賓接待活動等，并對展臺人員提出相應(yīng)的工作要求。展品介紹，要詳細介紹每一項展品，其性能、數(shù)據(jù)、用法、用途等。市場介紹，包括銷售規(guī)模、銷售渠道、規(guī)章制度、特點習慣和銷售價格等。⒉工作安排：向展臺人員布置展臺工作。

    投保險種有展品的***險、道具的火險等。（十）禮儀與迎送對于會議而言，必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓(xùn)、服裝道具準備、禮儀執(zhí)行等。值得注意的是禮儀的文化素質(zhì)及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請，另外一點就是禮儀的個性是否符合工作要求。各種主題的會議對禮儀的要求不一樣，學術(shù)性會議、**性質(zhì)會議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了**及**要員的形象，而銷售類會展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業(yè)或產(chǎn)品的品質(zhì)形象要求一致。（十一）展臺人員訓(xùn)練為了保證良好的展出效率和效果，在配備展臺人員之后，必須對他們進行培訓(xùn)。不論是臨時雇傭人員還是固定工作人員包括公司高級人員都應(yīng)當接受培訓(xùn)。培訓(xùn)的目的是使展臺人員了解展出目的，掌握展臺工作技巧，培養(yǎng)合作及集體精神。如果條件許可就安排比較正規(guī)的培訓(xùn)，至少要在開幕前進行簡單的工作交代和技術(shù)指導(dǎo)。培訓(xùn)工作可以在選定展臺人員后即著手進行。比較正規(guī)的培訓(xùn)形式包括籌備會或培訓(xùn)班，時間可以是半天至兩天，但地點要專門安排。要盡量使用教學輔助工具，比如投影儀、講義等。培訓(xùn)方法要盡量正規(guī)，越正規(guī)，越顯示組織者的重視。展覽的發(fā)展，主要是隨著社會生產(chǎn)力的發(fā)展而發(fā)展的。

    各部分內(nèi)容可因具體要求不同而詳細程度不一。其可涵蓋內(nèi)容如可行性研究報告、項目意向書、項目建議書以及廣告策劃書、宣傳手冊等圍繞某次展前、展中以及展后的所有策劃文案。六、評估與修正評估與修正的內(nèi)容主要包括項目評估、階段考評、**終考評和反饋改進等內(nèi)容。會展策劃服務(wù)項目編輯視聽設(shè)備租賃，展示道具制作，展廳專賣裝潢，舞臺設(shè)計燈光表演，花草租賃，美工制作，拆裝運輸，大型倉儲，大型活動安排，禮儀，司儀，各地巡演，舞臺制作、租賃。會展策劃會展籌劃細節(jié)編輯（一）邀請；不管什么樣的會議或者展覽，主辦者當然希望適宜的對象（客戶）參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認通知等3個程序。⒈信息發(fā)布——從媒體上分有印刷品（包括邀請信函、組織文件、會議通知）、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常的信息發(fā)布包括主題、時間、地點（暫定或者候選）、主要議程及安排、費用及標準等等，有些還附送會議（展）企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。⒉回執(zhí)——對于主辦者來說，回執(zhí)是對會展企劃活動成功與否的判定標志之一?；貓?zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計。因而策劃程序必然受決策程序和創(chuàng)造程序的雙重制約，接受其雙重指導(dǎo)。奉賢區(qū)推廣會展策劃誠信為本

成為項目實際運作的指導(dǎo)，是會展項目管理決策理智化、效能化、科學化的前饋依據(jù)和程序保證。普陀區(qū)推廣會展策劃以客為尊

    圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問題。如果就餐者無法按時**就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。三（四）秘書服務(wù)所謂秘書服務(wù)指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向?qū)У确?wù)。這些服務(wù)通常是臨時或者按時提供的，在預(yù)算時通常按類別籠統(tǒng)計算，不在細分——可以按不可預(yù)計費用或者按其他類別計算。如果通過代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時服務(wù)的準備很有必要。代理公司與主辦方之間的**后服務(wù)費用核算將通過雙方指定的聯(lián)絡(luò)人互相簽單認可，由雙方財務(wù)或者相關(guān)人員核定。（五）茶歇茶歇對于一般的大型會議而言可能不需要，中、小型會議，特別是公司或者組織高層會議，會間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會間休息兼氣氛調(diào)節(jié)而設(shè)置的小型簡易茶話會，當然提供的飲品可能不限于中國茶，點心也不限于是中國點心。通常茶歇的準備包括點心要求、飲品要求、擺飾要求、服務(wù)及茶歇開放時間要求等等，一般不同時段可以更換不同的飲品、點心組合。普陀區(qū)推廣會展策劃以客為尊

上海伊欣文化傳播有限公司致力于傳媒、廣電，是一家服務(wù)型的公司。公司自成立以來，以質(zhì)量為發(fā)展，讓匠心彌散在每個細節(jié)，公司旗下攝影攝像服務(wù)，酒店管理，會展會務(wù)服務(wù)，活動策劃深受客戶的喜愛。公司秉持誠信為本的經(jīng)營理念，在傳媒、廣電深耕多年，以技術(shù)為先導(dǎo)，以自主產(chǎn)品為重點，發(fā)揮人才優(yōu)勢，打造傳媒、廣電良好品牌。伊欣文化傳播憑借創(chuàng)新的產(chǎn)品、專業(yè)的服務(wù)、眾多的成功案例積累起來的聲譽和口碑，讓企業(yè)發(fā)展再上新高。