電子文件歸檔系統(tǒng)具有收發(fā)日志功能。數據記錄，實時記錄業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的數據收發(fā)信息，對數據ID、轉換狀態(tài)、數據來源、接收時間作記錄，并用報表的形式進行直觀的展現。數據檢索，電子文件歸檔系統(tǒng)支持數字檔案數據檢索功能，數據檢索支持在數據條目中根據對數據狀態(tài)、來源、ID進行檢索，從而準確找到對應數據。詳情查看，系統(tǒng)支持查看接收時數據詳情和轉換后數據詳情，可方便的查看相應的代碼內容。電子文件歸檔系統(tǒng)還具有在線修改功能。通過校園網和互聯(lián)網向全校師生及社會公眾開放，打破地域限制。例如，合作院?？蛇h程訪問共享的教學資源庫。北京高校數字檔案館概念

檔案數字化文件歸檔需要注意確保文件的完整性、準確性以及安全性。在歸檔過程中，應嚴格遵循國家和行業(yè)的相關標準規(guī)范，對數字化檔案進行質量控制，包括圖像清晰度、文件完整性、數據準確性等方面的檢查。同時，要合理選擇存儲媒介，如硬盤、光盤或云存儲等，確保數字化檔案能夠長期安全保存。此外，還需建立科學的數據庫系統(tǒng)，對檔案進行索引和標引，便于后續(xù)檢索和利用。對于涉密或敏感檔案，應設置嚴格的訪問權限和控制措施，確保只有授權人員能夠訪問和修改，從而保障檔案數字化文件歸檔的合規(guī)性和安全性。浙江高校數字檔案室建設指南紙質檔案數字化工作高度依賴信息技術，其技術條件隨信息技術快速發(fā)展而巨變。

    數字檔案室的安全體系需要構建其應用系統(tǒng)的三員管理模式，也就是要清晰界定系統(tǒng)管理員、安全管理員以及安全審計員各自擔負的職責，并且切實依據該制度執(zhí)行到位。與此同時，要依據三員管理模式，給數字檔案室應用系統(tǒng)規(guī)劃、落實完備的用戶權限分配與管控功能，以此確保數字檔案資源能安全地存儲、管理以及被利用。另外，數字檔案室的應用系統(tǒng)得裝配正版殺毒軟件。要是情況需要，還可按需配備防火墻、用戶認證、數字簽名、移動存儲介質管理軟件、業(yè)務審計軟件等用于安全管理的工具，以此維護系統(tǒng)安全，守護數字檔案資源。

編研成果云展示系統(tǒng)是貫徹國家提倡“互聯(lián)網+”戰(zhàn)略下的互聯(lián)網文化行業(yè)大數據 SaaS 應用系統(tǒng)，系統(tǒng)主要用于將各單位需要對外展示的編研成果如：檔案專題資料、電子畫冊、宣傳視頻、業(yè)務辦事指南等信息上傳至云平臺，然后通過web網頁、手機移動端以及線下顯示大屏設備等方式進行對外展示和宣傳。通過云展示系統(tǒng)的使用，成功實現了由傳統(tǒng)紙質傳遞模式往互聯(lián)網模式的轉變，順應了互聯(lián)網的發(fā)展趨勢，同時通過PC端、移動端以及顯示屏終端等方式的傳遞和宣傳，極大的增加了傳播效率，擴大了影響力。驗收需確認目錄數據與數字圖像掛接的準確性。

    云展管理系統(tǒng)里的音視頻管理模塊，它的主要用處是收錄并打理音視頻信息。用戶借助這個模塊，能夠把音視頻上傳上去，還能給它們添加上像時間、地點、人物之類便于搜索、使用的標記信息，而且常見的音視頻文件格式它都能兼容。另外，云展管理系統(tǒng)還有編研管理模塊，這個模塊是用來制作專題的。要是查詢某一專題的關鍵字，就能把制作這個專題要用的數字檔案材料，像是圖片、音視頻、電子書這些，統(tǒng)統(tǒng)加到編研列表里，系統(tǒng)會自動依照材料的時間順序，逐個生成專題。等專題制作好，放在專題列表中，還能依據實際的需求，把專題發(fā)布到展示端，讓更多人看到。 為畢業(yè)生提供電子成績單、學歷證明數字化憑證。用人單位可通過系統(tǒng)驗證畢業(yè)生信息的真實性，提升服務效率。浙江高校數字檔案室建設指南

這樣一來，我們只需要在電腦上輸入關鍵詞或者按照分類進行搜索，就能迅速找到需要的檔案。北京高校數字檔案館概念

檔案遠程服務利用系統(tǒng)具有清晰直觀的業(yè)務列表，實現業(yè)務一鍵申請。系統(tǒng)向互聯(lián)網用戶提供開放的業(yè)務辦理窗口，利用數字檔案，實現畢業(yè)生、用人單位等群體可通過業(yè)務前臺瀏覽列表，一鍵申請業(yè)務辦理。詳細的業(yè)務申請單，隨時可查看各業(yè)務辦理進度。

系統(tǒng)提供業(yè)務申請單記錄，用戶可通過該模塊在線查看各業(yè)務當前辦理狀態(tài)以及進度，及時掌握辦理結果。

辦事指南模塊輔助用戶業(yè)務辦理。系統(tǒng)對外提供辦事指南，供用戶在線預覽各項業(yè)務，辦理注意事項，輔助用戶快速申請業(yè)務，提高辦理效率。 北京高校數字檔案館概念